Загрузка...Система effect office
Effect Office
Карточка программы
name = Effect Office
logo =
screenshot =
caption = Система электронного документооборота от ООО «ИКК «Гарант Интернэшнл»».
genre =
developer = Гарант Интернэшнл
operating_system = Microsoft Windows
latest_release_version =
latest_release_date =
latest_preview_version =
latest_preview_date =
license =
website = [http://www.effectoffice.com/ effectoffice.com]
Effect Office («Эффект Офис») — cистема электронного документооборота
Классификация
Программным воплощением Effect Office являются продукты двух классов:
* Effect Office 3.x — предназначен для малых и средних предприятий с количеством до 200 пользователей. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.
* Effect Office Enterprise — предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.
Модули
Оба класса продуктов: Effect Office 3.x и Effect Office Enterprise содержат как общие модули, и имеют различия.
Отличие
Отличие между двумя модулями Effect Office 3.x и Effect Office Enterprise заключаеются только в особеностях серверной части системы.
Effect Office 3.x имеет «клиент-серверную» архитектуру и СУБД. Центральным модулем системы является Сервер «Эффект Офис» (Conserv.exe). Effect Office Enterprise есть MS SQL сервер, который используется системой «Эффект Офис» в качестве СУБД. Взаимодействие с MS SQL сервером осуществляет только Сервер «Эффект Офис». Центральным модулем системы является Сервер «Эффект Офис» (EOServer.exe). Сервер «Эффект Офис» — сервис NT, позволяющий клиентским приложениям через протокол TCP/IP взаимодействовать с MS SQL сервером.
Общее
В качестве клиентов Сервера «Эффект Офис» выступают следующие модули:
# Клиент «Эффект Офис» — модуль предоставляет пользователю средства для работы в системе. Для запуска Клиента «Эффект Офис» служит файл Offex.exe.
# Администратор «Эффект Офис» — модуль предоставляет средства администрирования системы на пользовательском уровне (настройка соединений и портов в нём не осуществляется). Для запуска Администратора служит файл Admin.exe.
# «Эффект Почта» — модуль отвечает за приём и отправку электронной почты пользователей системы при помощи протоколов SMTP/POP3 и UUCP. Для запуска «Эффект Почты» служит файл Eмail.exe.
Дополнительные модули системы:
# «Эффект Графика» — приложение предназначено для сканирования изображений. Позволяет создавать многостраничные графические документы собственного формата. Полностью интегрировано и поставляется в комплекте с «Эффект Офис». Для запуска «Эффект Графики» служит файл Graphex.exe.
# «Эффект Блокнот» — приложение является текстовым редактором. Приложение создано по аналогии с Блокнотом Windows (Notepad) и позволяет просматривать документы в различных кодировках, а также одновременно работать с несколькими документами. Для запуска «Эффект Блокнот» служит файл Ted.exe.
Область применения
Делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства.
Награды и дипломы
* Диплом лауреата VII международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Бизнес-Софт ’99.
* Диплом лауреата VIII международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Бизнес-Софт 2001.
* Диплом победителя VIII международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Бизнес-Софт 2001.
Effect Office
Технология Effect Office™ ориентирована на решение задач, возникающих при работе с электронными документами.
Программным воплощением Effect Office™ являются продукты двух классов:
- Effect Office 3.x. Предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.
- Effect Office Enterprise. Предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется Microsoft SQL Server.
Продукты Effect Office™ позволяют:
- Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов
«Эффект Офис» — система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами «Эффект Офис» неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.
- Систематизировать документы организации
В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя. Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР.).
- Классифицировать документы организации
При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.
Каждый документ системы «Эффект Офис» может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.
- Защитить от несанкционированного доступа к документам
Контроль доступа обеспечивается следующими методами:
- Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя. Весь архив документов организации разбивается на разделы, к которым может быть назначен различный доступ пользователям в соответствии с должностным положением и спецификой выполняемой работы. Каждый пользователь для входа в систему имеет свой пароль.
- Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.
- Организовать документооборот между сотрудниками организации
В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы «Эффект Офис», является задание. Система «Эффект Офис» автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий — Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.
- Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов
Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе «Эффект Офис» реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов.
- Организовать эффективное администрирование системы
Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.
Система администрирования рассчитана на работу в ней сотрудника, имеющего полномочия работы с организационной структурой предприятия, например, коммерческий директор или начальник отдела кадров (а не технический специалист, например, администратор сети). Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. В основном вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.
Системы электронного документооборота
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Марта 2012 в 09:28, реферат
Описание
Основой системы документооборота является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система — это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Содержание
Введение.
1С: Документооборот.
Directum.
Lotus Notes.
PayDox.
DocsVision.
Effect Office.
NauDoc.
Documentum.
LanDocs.
БОСС-Референт.
Сравнительная характеристика на основе преимуществ.
Заключение.
Список используемой литературы:Работа состоит из 1 файл
реферат.doc
Успешные инсталляции в России:
предприятия газовой промышленности
финансовые и инвестиционные компании
центры управления воздушным движением
сети ресторанов и кофеен
высшие учебные заведения (институты и университеты)
DocsVision.
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:
Автоматизация канцелярии и делопроизводства
Автоматизация согласования и утверждения документов
Системы автоматизированного контроля исполнения
Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
Система управления конструкторской и проектной документацией
Автоматизация системы управления качеством
Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)
Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:
Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета
Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами
Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
Подсистема утверждения платежных документов
Effect Office.
Система электронного документооборота Effect Office™ — свод концепций и идей, ориентированных на автоматизацию делопроизводства и документооборота на предприятии. Программным воплощением системы электронного документооборота Effect Office™ являются серия программных продуктов, предназначенных для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.
Основная идея продуктов системы документооборота Effect Office™ — максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.
Область применения продуктов Effect Office™ – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства.
Продукты системы электронного документооборота Effect Office™ содержат механизмы для решения большого количества задач по документообороту предприятия
Основным преимуществом продуктов системы электронного документооборота Effect Office™ является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Продукты Effect Office™ разработаны с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей.
В целом использование продуктов системы электронного документооборота Effect Office™ позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал Вашего предприятия.
Продукты Effect Office™ позволяют:
1. Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов. «Эффект Офис» — система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами «Эффект Офис» неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять.
2. Систематизировать документы организации. В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним.
Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива.3. Классифицировать документы организации. При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.
4. Защитить от несанкционированного доступа к документам. Контроль доступа обеспечивается следующими методами:
Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя.
Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.
5. Организовать документооборот между сотрудниками организации. В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий.
6. Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов
Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве.Организовать эффективное администрирование системы. Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.
NauDoc.
NauDoc Free представляет собой платформу для разработки решений по автоматизации документооборота на предприятии. Позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.
Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию.
Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения.
Назначение системы электронного документооборота (СЭД) NauDoc — качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии
Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).
Система электронного документооборота NauDoc отличается от других систем электронного документооборота целым рядом преимуществ:
низкая стоимость приобретения и внедрения системы по сравнению с аналогами
бесплатные обновления до новых версий системы
бесплатная платформа NauDoc позволяет минимизировать риски при внедрении СЭД
полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы электронного документооборота;
работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;
отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей, например, сервер приложений, базу данных, операционную систему и пр.;
открытый код системы;
значительный опыт реализованных проектов по внедрению системы электронного документооборота в различных отраслях, более 200 внедрений
полный спектр услуг по обучению и технической поддержке системы электронного документооборота NauDoc обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы сэд.
Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum — это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.
В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, — это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом — хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.
Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.
Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.
Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков — имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.
Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.
БОСС-Референт.
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Инновационно-коммерческая компания Гарант Интернэшнл
Гарант Интернэшнл
Напишите сообщение
Справочная информация
ПРАВОВАЯ СИСТЕМА ГАРАНТ
ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НЕ ТОЛЬКОСистема ГАРАНТ включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации. В системе Вы найдете судебную и арбитражную практику, комментарии к законодательству, международные договоры и проекты федеральных законов. Кроме того, ГАРАНТ предлагает комплекс экономической информации — формы документов, бизнес-справки, календарь бухгалтера. В информационных ресурсах на сегодняшний день содержится более 1 500 000 федеральных и региональных документов. Все электронные тексты полностью соответствуют официальным. Благодаря прямым договорам с Администрацией Президента, Минфином, Минэкономики, Центральным банком Российской Федерации, Высшим Арбитражным Судом, Государственной Налоговой Службы РФ, мэриями Москвы и другими федеральными и региональными органами власти новые документы поступают в базы сразу после утверждения.
ТРАДИЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ, УДОБСТВО И ПРОСТОТА РАБОТЫ
Система превосходит конкурентов по качеству юридической обработки документов. Мы не просто копируем законы. 2 500 профессиональных юристов ежедневно занимаются аналитической обработкой документов: выявляют противоречия в законодательстве, находят опечатки в официальных документах, разбираются в несоответствии актов разных ведомств. Все документы представляются в действующей редакции, сопровождаются комментариями юристов и справками. Еженедельная актуализация всего информационного банка исключает возможность использования устаревших правовых норм. Глубокая юридическая проработка информации предостерегает от ошибок при ее использовании. Это обеспечивает Вам полную защиту от нарушения законодательства и экономит Ваше время.
ТОЧНОЕ РЕШЕНИЕ В ЛЮБОЙ СИТУАЦИИ
Решать правовые вопросы необходимо быстро. Поэтому система предлагает разнообразные виды поиска. Вам не надо думать в каком документе находятся искомые данные и насколько они актуальны. Вы тратите время только на то, чтобы сформулировать свой запрос. За считанные секунды система успевает подумать, как и где найти исчерпывающую информацию, и предлагает ее Вам. В системе присутствуют все возможные логические цепочки поиска документов. Самый удобный вид поиска — уникальная Энциклопедия ситуаций, где в алфавитном порядке собраны все стандартные проблемы (более 100 000 наименований), которые могут возникнуть в хозяйственной практике предприятия. Вам достаточно просто знать, какую проблему необходимо решить.
КОМПЛЕКС СИСТЕМ ПО ПРАВОВЫМ ВОПРОСАМ
Помимо баз правовой и экономической информации, пользователям предлагается ряд программных продуктов так или иначе связанных с правовой сферой и позволяющих комплексно решить вопросы, возникающие при работе с законодательством:
— правовая база Legistation of Russia in English (Экономическое законодательство России на английском языке)
— Толковые словари Бизнес и право
— Интегрированная система ГАРАНТ-Инфарм
— Справочник фирм и лекарственных препаратов Инфарм — Лекарства и фирмы
— Картотека документов. Санкт-Петербург и Ленинградская область.Замечено, что постоянные пользователи системы ГАРАНТ обладают особым чутьем, которое позволяет обходить подводные камни российского права и предвидеть чрезвычайные ситуации. Каждую минуту работы с системой Вы естественно и незаметно повышаете свой профессиональный уровень.
Бесплатная демонстрация ГАРАНТа проводится на Вашем рабочем месте или в демонстрационном зале Компании ГАРАНТ Интернэшнл (в рабочие дни с 9.30 до 17.30).
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ЭФФЕКТ ОФИС
ЭФФЕКТ ОФИС — это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. Основу серии составляет система управления документами ЭФФЕКТ ОФИС, предназначенная для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Основная идея, заложенная в систему — максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами. ЭФФЕКТ ОФИС разработан с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития
технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей. Работая с системой ЭФФЕКТ ОФИС, Вы сможете:ОРГАНИЗОВАТЬ КОЛЛЕКТИВНУЮ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ:
— ЭФФЕКТ ОФИС позволяет создать единый электронный архив документов предприятия
— Механизм заданий дает возможность организовать движение документов в рамках организации, осуществлять контроль над выполнением заданий.РАЗГРАНИЧИТЬ ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ:
— Электронный архив документов делится на тематические разделы, в соответствии с потребностями конкретного предприятия
— Для каждого раздела определяется уровень доступа сотрудников, в соответствии с должностным положением и спецификой выполняемой работыУПРОСТИТЬ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ:
— Документ, один раз занесенный в систему ЭФФЕКТ ОФИС, никогда не теряется, и случайно его стереть невозможно
— Система следит за хранением документов, поэтому пользователь избавлен от необходимости помнить, где и когда был записан конкретный файл
документа
— Поиск документов осуществляется по атрибутам (автор, тип, дата создания и т.д.) и по контексту
— Для создания документов в рамках системы ЭФФЕКТ ОФИС могут использоваться привычные программы MS Word, MS Exel, MS Project и любые другие средства работы с документамиРЕШИТЬ ПРОБЛЕМУ КОНФИЦЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ:
— Ни один документ системы нельзя просмотреть стандартными средствами без использования ЭФФЕКТ ОФИСА
— Система паролей не позволяет получить несанкционированный доступ к документам в рамках разделовЗАЩИТИТЬСЯ ОТ НЕКОРРЕКТНЫХ ДЕЙСТВИЙ СОТРУДНИКОВ:
— Сотрудники, работающие с документами с рамках системы ЭФФЕКТ ОФИС не способны (умышленно или случайно) уничтожить какой-либо документ
— Любой из удаленных документов может быть восстановлен средствами администратора системы.
Система ЭФФЕКТ ОФИС выпускается в нескольких модификациях:
— Сетевая версия — с возможностью работы большого числа пользователей
— Локальная версия — до 3-х пользователей (на одном ПК)
— Персональный архив — один пользовательРазработан ряд дополняющих и специализированных программных продуктов:
— ЭФФЕКТ Графика — для сканирования и подключения в систему электронных копий бумажных документов
— ЭФФЕКТ Аудитор — рабочее место аудитора
— ЭФФЕКТ Секретарь — рабочее место секретаря потенциальных пользователей.В настоящее время на стадии тестирования находится ряд следующих программных продуктов серии ЭФФЕКТ Почта и ЭФФЕКТ Офис Интернет.
Бесплатная демонстрация проводится на Вашем рабочем месте или в демонстрационном зале Компании ГАРАНТ Интернэшнл (в рабочие дни с 9.30 до 17.30).
Что такое умный офис?
Понятие «умный офис» все чаще звучит в бизнес-среде. Что же такое умный офис, в чем его отличия и преимущества по сравнению с традиционным? Предлагаем вам разобраться вместе.
Система умного офиса является аналогом широко известной системы «Умный дом» и представляет собой единую систему управления автономными системами офиса – от освещения и кондиционирования до бронирования переговорных.
Функционально все инженерные системы в современных офисах можно разделить на несколько групп: освещение, климат, безопасность, мультимедиа. Интеллектуальное управление этими создает оптимальные условия для продуктивной работы и снижает расходы на эксплуатацию офиса.Почему компании внедряют «умные» системы?
Пространства, которые позволят компании процветать
Мы проводим треть своего дня в офисе и то, насколько комфортные условия созданы в помещении, влияет на нашу мотивацию, лояльность и производительность труда.
В Гарварде было проведено исследование, в ходе которого ученые изучали влияние качества воздуха в офисе на когнитивные способности сотрудников. Выяснилось, что в хорошо проветренных помещениях участники эксперимента выполняли задания тестов лучше на 101 процент по сравнению с обычными помещениями.
При создании нового продукта мы ориентируемся на клиента, так же и при планировании офисного помещения важно помнить о сотрудниках. Комфорт в офисе поможет им трудиться продуктивнее, а вашей компании – процветать.
Лидирующие компании мира уже давно рассматривают офисное пространство как инвестицию в конкурентное преимущество, способное привлечь и удержать поколение талантливых специалистов. Внедрение умного офиса помогает создавать функциональные и технологичные пространства, выделяющие вас среди конкурентов.
Внедрение систем автоматизации офисного пространства оптимизирует управление ресурсами компании и экономит на содержании помещений до 30%, в первую очередь за счет затрат на электроэнергию и водоснабжение.
Добиться этого помогает внедрение автоматизированных сценариев работы офисных систем. К примеру, режим «До свидания», который применяют, когда сотрудники уходят из офиса. При включении режима все устройства и подсистемы будут переведены в энергосберегающий режим функционирования, шторы будут опущены, свет погашен. Сценарий «Рабочий день» откроет шторы, включит верхний свет и переведет системы в активный дневной режим.
Какие элементы входят в состав умного офиса?
При организации Умного офиса в единую систему связывают освещение, шторы, систему охраны и климатические установки, мультимедиа, телекоммуникации. Все это дает возможность управлять системами комплексно и гибко настраивать управление в зависимости от задач компании.
Комфорт в умном офисе
Для эффективной работы над задачей каждому человеку требуется сосредоточиться на ней в течение по крайней мере 20 минут. Способность поддерживать состояние «потока» и в течение длительного времени быть погруженным в одну задачу — deep work – одна из суперсил работников, достигающих отличных результатов.
Оптимизируя управление офисным пространством так, чтобы создать оптимальные для работы условия без необходимости отвлечения, вы создаете здоровую и способствующую плодотворной работе атмосферу.В smart пространствах поддерживается нужный уровень и оттенок освещения, постоянная температура воздуха. Сценарии работы систем настраиваются под конкретные помещения и задачи.
К примеру, работа умного офиса может выглядеть следующим образом:
- Утром, когда солнце еще не слишком яркое, в помещении автоматически открываются жалюзи или шторы, чтобы дать доступ естественному дневному свету. Для подсветки столов применяется холодный оттенок освещения, повышающий внимание и уровень концентрации.
- После обеда, когда солнце начинает светить слишком сильно, нагревая помещение и создавая блики на экранах мониторов, шторы опускаются, яркость освещения регулируется для поддержания постоянного уровня освещенности, система кондиционирования включается для поддержания постоянной температуры в офисе.
Благодаря автоматической работе систем ваши сотрудники в течение всего дня испытывают комфорт, находясь в помещении, и сосредоточенно работают над текущими задачами.
В крупных организациях регулярно возникает необходимость проведения совещаний отделов, находящихся в разных филиалах, и для эффективного их взаимодействия требуется четкая работа систем связи.
Применение технологий видеоконференцсвязи и презентационного оборудования, а также интеграция систем для создания стандартных сценариев делает работу команд проще и эффективнее.
Информацию на экран можно загружать одновременно из нескольких источников, а управление офисным освещением, шторами, системами звукоусиления и проектором запрограммировать в один сценарий «Презентация», что сэкономит время сотрудников и обеспечит оптимальные условия для проведения совещания.Система управления контентом
Для демонстрации рекламного или информационного материала посетителям, вывода информации о повестке дня, показа презентаций в умном офисе применяют видеостены и видео панели. Включение мультимедиа в единую систему управления позволяет решать различные задачи одним нажатием клавиши. К примеру, администратор при помощи интерфейса на смартфоне, планшете или панели управления может менять фоновую музыку во всем офисе, управлять контентом видеостен, настраивая показ информации целевой аудитории в нужное время, или включать оповещение о наступлении различных событий. При этом системы могут быть связаны между собой, например, при входящих звонках громкость музыки может снижаться.
Интеллектуальное управление помещениями и оборудованием
Внутренняя навигация в офисе и возможность бронирования переговорных комнат и рабочих мест в умных офисах ведут к эффективному использованию рабочих пространств и оборудования. Комнаты используются в течение всего дня, сотрудники не тратят время на поиски свободной комнаты для обсуждения, а автоматическая система подтверждения брони устраняет проблему ложных броней в календаре.
При этом собирается статистика использования офисных зон, позволяющая принимать взвешенные решения по использованию и реорганизации офисного пространства, если потребности компании в офисных помещениях изменятся.
Автоматизация управления инженерными системами офиса открывает возможности для комфортной и сосредоточенной работы над текущими задачами, эффективной коммуникации с коллегами и партнерами, экономии на текущем содержании офиса.
Хотите узнать, какие возможности «умного офиса» можно применить в вашей компании? Оставьте заявку и специалисты SMART4 разработают концепцию системы для вас!
